Los envíos se consideran caducados cuando no se ha podido realizar la entrega al destinatario ni la devolución al remitente. Estos envíos permanecerán en Oficina de origen o destino, según el caso, durante los plazos establecidos hasta su destrucción controlada.
Antes de iniciar cada proceso de tratamiento de los envíos postales caducados, se constituirá una Comisión, que estará formada por el correspondiente Director de Zona, o persona en quien delegue, que ejercerá la presidencia, además de un empleado designado por dicho Presidente de entre los responsables de dicha Dirección, y de un representante de la Dirección de Auditoría e Inspección de Zona que se encuentre especializado en materia de seguridad. También podrá requerirse la participación del personal auxiliar que sea necesario según el volumen de envíos a tratar.
No obstante, cuando en una misma Dirección de Zona concurran varios procesos de tratamiento de dichos envíos, podrán constituirse Comisiones diferentes para cada uno de ellos que, en todo caso, tendrán la composición antes detallada.
El proceso de tratamiento de los envíos postales caducados se desarrolla en un único día, por ello su periodicidad queda a criterio de la Comisión, en función de volumen de correspondencia a tratar, aunque deberá realizarse al menos una vez al semestre.
El Director de Zona, o la persona delegada, deberá comunicar a la Secretaría General de Correos con al menos 15 días de antelación la fecha, hora y lugar previsto para proceder al tratamiento de los envíos postales caducados, a fin de que se pueda informar con tiempo al Órgano Regulador, por si quisiera personarse en las actuaciones.
El día señalado habrá de confeccionarse un Acta, donde se especifiquen las actuaciones desarrolladas y los responsables que intervienen. Una vez formalizada, deberá enviarse a la Secretaría General el documento original de dicho Acta para su posterior remisión al Órgano Regulador, salvo que se hubiese entregado el mismo día de las actuaciones, en cuyo caso habrá de remitirse una copia para archivo de la Secretaría General. En todo caso, la Comisión deberá custodiar también una copia del Acta.
En caso de que, por razones operativas, la Dirección de Zona optase porque la destrucción sea realizada por un tercero, éste deberá certificar de forma expresa que, durante todo el proceso se preservan rigurosamente las garantías de confidencialidad y el secreto de las comunicaciones postales, pudiendo personarse en cualquier momento del proceso funcionarios del Órgano Regulador encargados de la inspección postal o empleados de Correos para verificar el correcto cumplimento de esta obligación.
Procederá la destrucción de aquellos envíos postales sin valor declarado que hayan sido declarados sobrantes y posteriormente caducados, garantizando en todo caso el secreto de las comunicaciones.
El tratamiento de los envíos postales caducados se realizará en aquellas instalaciones (propias o de un tercero) que se encuentren dotadas de los medios apropiados para garantizar un desarrollo adecuado de las operaciones de destrucción (escáneres, máquinas inutilizadoras de papel, etc.).
En el proceso de tratamiento de los envíos postales caducados se distinguirá si tienen o no valor declarado y, dentro de estos últimos, si tienen carácter actual y personal o no: